Die After Action Review (AAR) ist eine Methode, die nach einer abgeschlossenen Aufgabe oder einem abgeschlossenen Ereignis durchgeführt wird, um die Leistung zu bewerten und dadurch Verbesserungen zu identifizieren. Die AAR wurde ursprünglich von der US-Armee entwickelt, wird heute aber in unterschiedlichen Organisationen eingesetzt, um Leistungen, Vorgänge, Teamzusammenarbeit etc. zu verbessern, indem sie die lessons learned aus vergangenen Aktionen strukturiert erfasst.

Eine AAR ist eine strukturierte Diskussion, die von einem Moderator geleitet wird und an der alle beteiligten Personen teilnehmen. Ziel ist es, die Ergebnisse der vorangegangenen Aktion zu bewerten, die Leistungen zu würdigen und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.

4 Schritte eines After Action Review

Vorbereitung: Der Moderator stellt sicher, dass sich alle Teilnehmer bewusst sind, was in der AAR diskutiert werden wird, und schafft einen sicheren Raum für den offenen Austausch.

Durchführung: Die AAR beginnt mit der Diskussion der Ziele der Aktion und dem Einsatz geeigneter Methoden, um zu bewerten, ob diese Ziele erreicht wurden. Die Leistung jedes Teilnehmers wird wertfrei besprochen, um zu sehen, was gut funktioniert hat und was nicht so gut funktioniert hat. Dies erfolgt durch das Stellen von offenen Fragen wie “Was hast du getan?”, “Was hast du gesehen?” und “Was hast du gelernt?”

Auswertung: Die Ergebnisse der Diskussion werden ausgewertet und gemeinsam bewertet. Es wird besprochen, welche Erfolge es gab und welche Hindernisse überwunden werden mussten. Das Ziel ist es, die Leistung zu würdigen und Verbesserungen zu identifizieren.

Abschluss: Der Moderator fasst die wichtigsten Erkenntnisse und Schlussfolgerungen der AAR zusammen und entwickelt mit den Teilnehmer Maßnahmen, die es zu ergreifen gilt, um die Leistung in Zukunft zu verbessern.

Die After Action Review ist ein wichtiges Instrument für jede Organisation, um das Potenzial zu maximieren. Durch regelmäßige Durchführung von AARs können Organisationen nicht nur ihre Teams stärken, sondern auch ihre Fähigkeit verbessern, zukünftige Herausforderungen erfolgreich zu bewältigen.

Einleitung zu After Action Reviews

Die immer mehr auf Optimierung ausgelegte Arbeitswelt stellt Unternehmen vor einen Arbeitsauftrag: kontinuierliche Verbesserung der Abläufe, Teams und interner Arbeitsweisen.

Wo fängt man jedoch an, zum Ziel zu kommen?

Wie so oft findet man dort einen Ansatz, wo Optimierung über Leben und Tod entscheiden kann. Die After Action Review (AAR)-Methode entstand im Rahmen des Ausbildungsplans der US-Armee und zielt darauf ab, das Lernen nach Einsätzen und Übungen zu optimieren. In den 1970er-Jahren entwickelte das US-Militär dieses Lerninstrument in seiner heutigen Form, um Soldaten den Austausch ihrer Erfahrungen untereinander zu erleichtern. Angewandt im Arbeitsalltag kann dieser Prozess Unternehmen helfen, ihre Leistungen zu steigern. Mittlerweile haben zahlreiche Organisationen die AAR-Methode erfolgreich übernommen.

After Action Reviews sind zu einem wertvollen Instrument für die Entwicklung von Teams und Organisationen geworden. In diesem Artikel beschäftigen wir uns mit den Ursprüngen von AARs, ergründen, wie sie funktionieren, untersuchen ihren Wert in modernen Geschäftskontexten und geben Tipps für eine erfolgreiche Implementierung in Deiner Organisation. Der Schwerpunkt liegt dabei auf der praktischen Anwendung der Methode und der Rolle von Einheiten im Austausch von Erfahrungen.

Definition von After Action Review (AAR)

Die After Action Review (AAR) beschreibt einen strukturierten Prozess, bei dem ein Team oder eine Organisation ihre Leistung bei einer bestimmten Aktivität oder einem Projekt systematisch analysiert. Dieses System hilft, Erkenntnisse und Verbesserungspotenziale gezielt zu identifizieren, wobei der Teil der Reflexion und des Lernens besonders betont wird. Typischerweise führt man ein AAR direkt nach Abschluss der Aktion oder des Projekts durch, um eine Kultur des kontinuierlichen Lernens zu fördern und Schlüsse daraus direkt auf die Prozesse anzuwenden und sie so zu verbessern.

Das After Action Review ermöglicht einen systematischen Austausch und die Überprüfung von Erfahrungen und Wissen sowie die gemeinsame Bewertung abgeschlossener Aktivitäten. Der Begriff “Review” ist dabei zentral. Er bezieht sich auf die Beurteilung und Bewertung bereits geschehener Ereignisse. Alle anderen Formen des übergeordneten Debriefings weisen gemeinsame Merkmale auf: die Verbesserung von Abläufen, die Optimierung bestehender Prozesse sowie die Identifizierung und Erfassung erfolgskritischer Maßnahmen und Einflussfaktoren, um bei ähnlichen Projekten zukünftig bessere Ergebnisse zu erzielen.

Die vier Leitfragen, die während eines After Action Reviews bearbeitet werden, münden in einer verdichteten, meist schriftlich festgehaltenen Aufzeichnung wichtiger Erfahrungen und Lehren. Diese Dokumentation endet praktischerweise mit konkreten Handlungsanweisungen oder Aktionsplänen, die sich aus den gewonnenen Erkenntnissen ableiten.

Ursprung des After Action Reviews

After Action Reviews bilden eine einzigartige Methode zur Leistungsanalyse von Aktivitäten oder Aufgaben innerhalb einer Organisation und finden zunehmend Anwendung. Ursprünglich dienten AARs dem Militär zur Bewertung von Militäroperationen, wobei sie auch die verfügbaren Daten nutzten, aber mittlerweile setzen auch Unternehmen sie häufig ein.

After Action Reviews zeichnen sich dadurch aus, dass sie ehrliche Einblicke aus verschiedenen Perspektiven bieten. Die so gewonnenen Ergebnisse liefern zielgenau Antworten im Vergleich zuherkömmlichen Methoden wie Umfragen oder Bewertungen. Unternehmen können mit dieser Methode die Stärken und Schwächen ihrer Führungskräfte, Mitarbeiter, Teams und Prozesse in höchst einflussreicher Weise ermitteln.

Interessanterweise verwenden nicht alle den gleichen Begriff für AARs. “Postmortem Review”, “After Event Review”, “Post Action Review”, “After Activity Review” oder auch “After Action Report” sind einige Beispiele für häufig verwendete Begriffe. Unabhängig von der Bezeichnung folgen AARs im Allgemeinen ähnlichen Richtlinien: Bewertung früherer Ziele und Zielvorgaben; Diskussion von Erfolgen und Misserfolgen; Formulierung gelernter Lektionen; Unterscheidung zwischen Erreichtem und vermeintlich verpassten Gelegenheiten; Empfehlung von Korrekturmaßnahmen; Anerkennung der Beteiligung und Förderung einer faktenbasierten Analyse anstelle einer Schuldzuweisung.

Die Prinzipien des After Action Review

Ein After Action Review (AAR) basiert auf bestimmten Prinzipien, die es ermöglichen, dass das Team effektiv aus Erfahrungen lernt und diese Erkenntnisse in zukünftige Projekte einfließen lässt. Zu den wichtigsten Prinzipien gehören:

• Offenheit und Ehrlichkeit: Alle Teilnehmer sollten sich frei fühlen, ihre Erfahrungen und Meinungen zu teilen, ohne Angst vor Kritik oder Konsequenzen. Diese Offenheit fördert eine Kultur des Vertrauens und der Zusammenarbeit, die für den Erfolg eines AAR unerlässlich ist.

• Fokus auf die Verbesserung: Der AAR sollte nicht dazu dienen, Fehler zu suchen oder Schuldzuweisungen zu machen, sondern vielmehr darauf abzielen, aus Erfahrungen zu lernen und Verbesserungen umzusetzen. Der konstruktive Ansatz hilft, die Leistung des Teams kontinuierlich zu steigern.

• Teilnahme aller Beteiligten: Alle Teammitglieder, die an dem Projekt beteiligt waren, sollten am AAR teilnehmen, um ihre Erfahrungen und Meinungen beizutragen. Dies stellt sicher, dass verschiedene Perspektiven berücksichtigt werden und ein umfassendes Bild der Ereignisse entsteht.

• Systematische Durchführung: Der AAR sollte systematisch durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass alle Aspekte des Projekts berücksichtigt werden. Eine strukturierte Herangehensweise hilft, die Diskussion zu lenken und sicherzustellen, dass keine wichtigen Punkte übersehen werden.

Durch die Einhaltung dieser Prinzipien kann ein After Action Review effektiv dazu beitragen, die Leistung von Teams und Organisationen zu verbessern und aus Erfahrungen zu lernen.

Wie führt man ein After Action Review durch?

Nachbesprechungen ermöglichen Teams, festzustellen, was während eines Projekts gut funktioniert hat und was nicht, und die lessons learned zu identifizieren. Sie bieten einen guten Weg, um die Vorgehensweise beim nächsten Mal zu verbessern.

Es gibt verschiedene Varianten der kurzen Teambesprechung, aber im Allgemeinen gliedert sich der After Action Review Prozess in vier Hauptphasen:

Planung 

In der Planungsphase legen die Beteiligten Ziele, Umfang und Struktur des AAR fest. Sie wählen auch die Teilnehmer aus, verteilen Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb des Prozesses und kommunizieren klare Erwartungen an alle Beteiligten. Dabei stellen sie sicher, dass alle über die notwendigen Informationen, Daten und Ressourcen bezüglich vergangener Projekte verfügen.

Durchführung 

Während der Durchführungsphase findet der Einsatz des after action review als strukturierte Diskussion oder Workshop statt. Hier durchlaufen die Teilnehmer die vier Schritte des AAR-Prozesses:

(1) Was war geplant? (der geplante Sollzustand)

(2) Was ist wirklich passiert?

(3) Was lief gut und warum?

(4) Was könnte verbessert werden und wie?

Die Teilnehmer sollten und können hier ehrlich ihre Erfahrungen, Gedanken und Meinungen teilen. Dass das nicht selbstverständlich ist, sollte man sich bewusst machen. Um dies zu erleichtern, muss eine vertrauensvolle und sichere Umgebung geschaffen werden, in der alle Teilnehmer ihre Meinungen frei äußern können, ohne Angst vor negativen Konsequenzen. Wichtig ist es, mit den Beiträgen wertschätzend umzugehen.

Analyse und Erkenntnisse 

Nach Abschluss der Diskussion analysieren die Beteiligten die gesammelten Informationen und ziehen wichtige Erkenntnisse und Lessons Learned. In dieser Phase überprüfen sie die Diskussionsergebnisse, um Best Practices zu identifizieren, die beibehalten werden sollen, Überflüssiges, das verbannt wird und Verbesserungsmöglichkeiten. Die Analyse sollte am Ende vor allem konkrete und umsetzbare Empfehlungen für das Team oder die Organisation generieren.

Umsetzung und Nachverfolgung 

Schließlich setzen die Beteiligten die gewonnenen Erkenntnisse in die Praxis um und verfolgen den Fortschritt bei der Umsetzung der empfohlenen Verbesserungen. In dieser Phase integrieren sie die festgelegten Maßnahmen in die tägliche Arbeit und überprüfen regelmäßig, ob die gewünschten Ergebnisse erzielt werden. Umsetzung und Nachverfolgung stellen sicher, dass das AAR tatsächlich einen Mehrwert schafft und zur kontinuierlichen Verbesserung beiträgt.

Zusammenfassend gliedert sich der AAR-Prozess in Planung, Durchführung, Analyse und Erkenntnisse sowie Umsetzung und Nachverfolgung. In jeder Phase fördern die Beteiligten offene Kommunikation und die Kultur des Lernens und Verbesserung, um den maximalen Nutzen aus dem AAR zu ziehen und die Leistung von Teams und Organisationen kontinuierlich zu steigern. Ein wichtiger Teil dieses Prozesses ist die Reflexion und das Lernen aus vergangenen Projekten, um zukünftige Verbesserungen abzuleiten.

Die Kernfragen des AAR der Durchführungsphase

Was war geplant? 

Im ersten Schritt halten die Teilnehmer das ursprüngliche Ziel oder den Plan der Aktivität oder des Projekts fest. Sie diskutieren, was erreicht werden sollte, welche Ressourcen zur Verfügung standen und welche Strategien von den verschiedenen Einheiten angewendet wurden. Dieser Schritt schafft einen klaren Kontext für die folgende Analyse.

Was ist wirklich passiert?

Im zweiten Schritt analysieren die Teilnehmer, welche Ereignisse tatsächlich stattfanden und wie sie sich vom ursprünglichen Plan unterschieden, wobei sie auch die verfügbaren Daten berücksichtigen. Sie betrachten sowohl erfolgreiche als auch fehlgeschlagene Aspekte des Projekts oder der Aktivität. Dieser Schritt hilft, die Diskrepanz zwischen Planung und Ausführung zu identifizieren.

Was lief gut und warum?

Im dritten Schritt arbeiten die Teilnehmer die erfolgreichen Aspekte der Aktivität oder des Projekts heraus, um die 'lessons learned' zu identifizieren. Sie diskutieren, welche Faktoren dazu beigetragen haben, dass bestimmte Ziele erreicht wurden oder bestimmte Prozesse reibungslos funktionierten. Dieser Schritt hilft, Best Practices zu identifizieren und zu verstehen, die in zukünftigen Projekten oder Aktivitäten beibehalten oder angewendet werden können.

Was könnte verbessert werden und wie?

Im vierten und letzten Schritt identifizieren die Teilnehmer Verbesserungspotenziale. Sie analysieren Herausforderungen, Probleme und Hindernisse, die während der Aktivität oder des Projekts auftraten, und schlagen mögliche Lösungen und Verbesserungen vor. Ein wichtiger Teil dieses Prozesses ist die Reflexion und das Lernen aus vergangenen Projekten, um zukünftige Verbesserungen abzuleiten. Das Team sollte offen und ehrlich über Schwachstellen sprechen und gemeinsam Optimierungsmöglichkeiten diskutieren. Dieser Schritt fördert eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung und unterstützt das Team dabei, zukünftige Projekte oder Aktivitäten erfolgreicher zu gestalten.

Insgesamt bietet das After Action Review einen strukturierten Ansatz, um die Leistung von Aktivitäten oder Projekten in einer Organisation zu analysieren und kontinuierlich zu verbessern. Durch offene Kommunikation, ehrliches Feedback und eine lösungsorientierte Herangehensweise können Teams und Organisationen wertvolle Erkenntnisse gewinnen und bestehende Prozesse optimieren. Die Anwendung der AAR-Methode trägt dazu bei, die Effizienz und Effektivität von Teams und Organisationen insgesamt zu steigern.

Die Vorteile von After Action Reviews

Ein After Action Review bietet eine Vielzahl von Vorteilen für das Projektmanagement und die Teamarbeit. Zu den wichtigsten Vorteilen gehören:

• Verbesserung der Kommunikation: Der AAR fördert die Kommunikation innerhalb des Teams und ermöglicht es, dass alle Teammitglieder ihre Erfahrungen und Meinungen teilen. Dies stärkt das Verständnis und die Zusammenarbeit im Team.

• Identifizierung von Verbesserungspotenzialen: Der AAR hilft, Verbesserungspotenziale zu identifizieren und umzusetzen, um zukünftige Projekte zu verbessern. Durch die systematische Analyse können Schwachstellen erkannt und gezielt angegangen werden.

• Steigerung der Effizienz: Durch die Identifizierung von Verbesserungspotenzialen kann die Effizienz von Projekten gesteigert werden. Teams können aus vergangenen Fehlern lernen und Prozesse optimieren, um in Zukunft effektiver zu arbeiten.

• Förderung des Lernens: Der AAR fördert das Lernen aus Erfahrungen und ermöglicht es, dass das Team aus Fehlern lernt und diese Erkenntnisse in zukünftige Projekte einfließen lässt. Dies trägt zur kontinuierlichen Weiterentwicklung und Verbesserung bei.

Durch die regelmäßige Durchführung von After Action Reviews können Teams und Organisationen ihre Leistung kontinuierlich steigern und sich an eine sich ständig verändernde Arbeitsumgebung anpassen.

Herausforderungen bei der Implementierung von Action Reviews

Die Implementierung von After Action Reviews kann mit verschiedenen Herausforderungen verbunden sein. Zu den wichtigsten Herausforderungen gehören:

• Zeitmangel: Die Durchführung eines AAR kann Zeit in Anspruch nehmen, die nicht immer verfügbar ist. Es ist wichtig, den AAR als integralen Bestandteil des Projektmanagements zu betrachten und ausreichend Zeit dafür einzuplanen.

• Mangelnde Teilnahme: Es kann schwierig sein, alle Teammitglieder zur Teilnahme am AAR zu motivieren. Eine klare Kommunikation über den Nutzen und die Bedeutung des AAR kann helfen, die Teilnahme zu fördern.

• Fehlende Offenheit: Es kann schwierig sein, eine offene und ehrliche Atmosphäre zu schaffen, in der alle Teammitglieder ihre Erfahrungen und Meinungen teilen können. Der Moderator spielt eine entscheidende Rolle dabei, ein vertrauensvolles Umfeld zu schaffen.

• Mangelnde systematische Durchführung: Es kann schwierig sein, den AAR systematisch durchzuführen, um sicherzustellen, dass alle Aspekte des Projekts berücksichtigt werden. Eine klare Struktur und Leitfragen können dabei helfen, den Prozess zu steuern.

Trotz dieser Herausforderungen bietet die Implementierung von After Action Reviews einen erheblichen Mehrwert für Teams und Organisationen. Mit der richtigen Herangehensweise und einem klaren Fokus auf die Prinzipien des AAR können diese Hindernisse überwunden werden, um kontinuierliche Verbesserungen zu erzielen.

Tipps für erfolgreiche AAR 

Eine effektive Nachbereitung in Form des After Action Review stellt für eine Organisation einen entscheidenden Schritt dar, um nach Projektabschluss klare und konsistente Erkenntnisse zu sammeln. Der Einsatz von AARs in unterschiedlichen Projektkontexten hilft dabei, die Leistung und den Fortschritt von Teams zu bewerten. Für den Erfolg sollte der Moderator vor dem AAR den Zweck des Treffens und die einzuhaltenden Dialogregeln deutlich vermitteln. Der Fokus des AAR liegt darauf, herauszufinden, welche Aspekte eines Projekts oder einer Aktivität gut funktioniert haben, um daraus für zukünftige Versuche zu lernen. Man sollte es nicht als Gelegenheit zur Kritik oder zum Scheitern betrachten, sondern als konstruktiven Ansatz, um zu analysieren, wie man die Dinge in Zukunft besser gestalten kann.

Damit AARs Erfolg bringen, ist die aktive Mitarbeit aller Beteiligten erforderlich. Jeder sollte seine Rolle kennen, bei Bedarf das Wort ergreifen und keine Scheu haben, seine ehrliche Meinung zu äußern. Deshalb empfiehlt es sich, einen erfahrenen Moderator einzusetzen, der die Diskussion strukturiert und Themen wie “Was lief gut?”, “Was lief schief?” und “Wie können wir uns verbessern?” anspricht. Ein erfahrener Moderator stellt sicher, dass sich alle gleichermaßen gut eingebunden fühlen, niemand sich überfordert oder übergangen fühlt, wenn die Leistungsbesprechung beginnt. Das proaktive Festlegen von Erwartungen bezüglich Kommunikation und Zusammenarbeit trägt maßgeblich dazu bei, dass jeder von jedem wertvolle Erkenntnisse gewinnen kann.

Fazit

Das After Action Review (AAR) stellt eine wirkungsvolle Methode für den systematischen Erfahrungsaustausch und die Ermittlung von lessons learned dar. Mit Tools wie dem AAR können Teams und Organisationen aus Erfahrungen in der Situation für zukünftige Projekte lernen und sich kontinuierlich weiterentwickeln. Indem das AAR die systematische Analyse von geplanten und tatsächlichen Ereignissen, negativen Erfahrungen und Verbesserungsmöglichkeiten unterstützt, fördert es offene und ehrliche Kommunikation innerhalb des Teams. Das trägt zur Entstehung einer Lern- und Verbesserungskultur für zukünftige Projekte bei. Durch regelmäßige AARs steigern Teams und Organisationen ihre Leistung und bleiben in einer zunehmend komplexer werdenden Welt erfolgreich.

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