Lean IT: Erfolgsfaktoren, um Methoden des Lean Managements auf IT anzuwenden 

Es gibt keinen Industriezweig, der nicht die Bedeutung von schwerfälligen Prozessen und zu hohen Kosten infrage stellt. Das gilt für alle Bereiche, von der Produktion (Lean Production) bis zu Retail und
E-Commerce (Lean Logistics). Und doch sehen wir immer wieder Organisationen, die zwar mit denselben Problemen kämpfen (z.B. Digitalisierung, Direct to Consumer, Transformation). Zu viele IT-Einheiten versuchen weiterhin, sie mit denselben alten Werkzeugen zu lösen. Es ist an der Zeit, etwas anderes auszuprobieren. (Lean Management Beratung ist die Lösung für die schnelle Realisierung!)

Digitale Transformation: Das Problem der modernen IT in Unternehmen

Früher war IT etwas Besonderes, weil sie teuer, langsam und intransparent war. Doch dann kam das Internet und änderte alles. Jetzt konnte jedes Unternehmen komplexe IT-Applikationen (z.B. einen Online-Shop) kaufen. Und mit dem Aufkommen des Cloud Computing wurde die IT sogar noch billiger und leichter zugänglich. Die Führung von Unternehmen war gezwungen, ihre eigenen IT-Abteilungen zu überdenken und sie nur noch als einen weiteren Dienstleister zu betrachten. Oftmals wurden die IT-Bereiche als reine Cost Center eingestuft. 

Die IT entfernte sich immer mehr vom Geschäft. Der Service- oder Helpdesk wurde zur Burgmauer eines IT-Silos. Effizienz, insbesondere laufende Kostensenkungen und Stabilität waren die wichtigsten Qualitätsmerkmale der IT. So ist es verständlich, dass es zu Konflikten zwischen den Führungskräften im Business und in der Unternehmens-IT kam. Diese Konflikte konnten mit dem Tempo des Geschäfts (z.B. zunehmende Digitalisierung) nicht mithalten. Die IT sei zu langsam, zu teuer und nicht auf den Geschäftserfolg ausgerichtet, hieß es. Studien kamen zu dem Schluss, dass die IT das Geschäft eher behindert und dass die Geschäftsleitung die IT selbst kontrollieren sollte.

Die Anwendung von Lean-Prinzipien zur Erreichung eines schlanken IT-Managements und State-of-the Art Digitalisierung

Eine andere Lösungsmöglichkeit ist die Einführung von Lean IT Management und dem kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Lean IT konzentriert sich auf die Optimierung des Kundennutzens durch die Reduzierung von Verschwendung, wobei Verschwendung jede Aktivität ist, die keinen Mehrwert für ein Produkt/eine Dienstleistung darstellt. Damit werden auch die Kosten gesenkt. Das Hauptaugenmerk liegt auf dem Erreichen operativer Exzellenz durch verbesserte Agilität, Servicequalität und Prozesseffizienz. Es bedeutet, eine Kultur aufzubauen, in der sich die IT-Mitarbeiter für schlanke IT-Prozesse engagieren. Es bedeutet auch, alle Mitarbeiter des Unternehmens einzubeziehen, um die Dienstleistungen und den Wartungswert mit weniger Aufwand kontinuierlich zu verbessern, den IT-Betrieb und die Prozesse zu optimieren, die geschäftskritische Anwendungen und Supportdienste unterstützen. Ziel ist es, durch einen rigorosen Problemlösungsansatz einen größeren strategischen und wirtschaftlichen Nutzen zu erzielen. Beim Lean Management liegt der Schwerpunkt nicht auf der Kostenoptimierung einzelner Teilprozesse, sondern auf der Optimierung des gesamten Wertstroms (Transformation von Geschäftsprozessen, Wertstrom-Flow). Das bedeutet, dass der Fokus nicht nur auf der Reduzierung von Verschwendung liegt, sondern auch auf der Verbesserung der Wirksamkeit des gesamten IT Management Prozesses. So sollte man sich zum Beispiel nicht darauf konzentrieren, die Anzahl der Fehler zu reduzieren, sondern sie ganz zu beseitigen.

Lean Thinking und Lean Management: Grundlage für Lean IT

Lean Thinking ist weder eine Methode noch eine Technologie. Vielmehr handelt es sich um eine Value-orientierte Denkweise (Kundenorientierung), die viele verschiedene Arbeitsweisen der gesamten Organisation umfasst, auch die der IT. Der Begriff "Lean" selbst stammt aus dem Toyota-Produktionssystem, das in den 1960er-Jahren in Japan eingeführt wurde (Definition). Bei Lean geht es um die Beseitigung von Verschwendung, die Verbesserung der Qualität und die Steigerung der Effizienz durch die Beseitigung unnötiger Schritte, die Verringerung des Bestands und die Automatisierung manueller Prozesse. Lean Thinking lässt sich auf jede Art von Unternehmen anwenden. Der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, das Konzept zu verstehen und es konsequent anzuwenden, um die optimale Organisation zu schaffen. Lean IT ist ein Weg, Unternehmen mit seinen Prozessen zu verbessern, seine Software-Leistung systematisch zu optimieren, dass es seinen Kundennutzen maximiert und digitale Transformation ermöglicht.

Lean IT Lean Management

Grafik: Von Lean Thinking über Lean Methoden zu Lean IT, (eigene Darstellung)

Neues Credo Lean IT-Management: Die richtigen Erfolgsfaktoren und Anwendungsbeispiele für die Umsetzung  

Die IT sollte gestrafft werden, indem redundante Anwendungen entfernt und die komplexen, statischen und teuer zu wartenden alten Systeme im gesamten Unternehmen durch eine modulare Lösung ersetzt werden. Know-how: Entkoppelte IT-Systeme auf Basis einer modernen MACH-Architektur ist oft eine mögliche Lösung des Lean IT Management. Das Ziel ist die maximale Ausschöpfung der bereitgestellten IT-Fähigkeiten durch die Fachabteilung anstatt alle möglichen Features zu entwickeln, die dann nur als Bruchteil genutzt werden können. Beim schlanken IT Management sind die Abteilungen im Unternehmen aufeinander abgestimmt. Sie verstehen das Geschäft und wissen, was geschehen muss, damit das Unternehmen vorankommt. Jede Abteilung arbeitet gemeinsam an einer Lösung, die den Erfolg des Unternehmens unterstützt. Die Verantwortung für die Leistung und den Business-Erfolg liegen bei allen Stakeholdern gemeinsam. Lean IT-Management trägt dazu bei, Silos innerhalb einer Organisation aufzubrechen. So können funktionsübergreifende Teams zusammenarbeiten und Wissen aus Sicht des Kunden austauschen. Außerdem wird so sichergestellt, dass alle Teile des Unternehmens auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten (z.B. Just in Time, kontinuierliche Verbesserung, effiziente Gestaltung der Prozesse etc.)

Die 7 Arten der Verschwendung mit Beispielen aus der IT-Welt

Bestände

  • Es gibt mehr Softwarelizenzen als Nutzer oder Redundanz in Datenbanken

  • Zu viele Links im Navigationsmenü, die nur für Personen zugänglich sind, die nicht zum Verkaufsteam gehören.

Überproduktion

  • Entwicklung von etwas, das der Kunde nicht verwenden wird.

  • Das System gibt Berichte mit Informationen heraus, die von den Benutzern nicht genutzt werden. 

Wartezeiten 

  • Die Entwicklung musste stoppen, weil sie auf eine User-Story oder eine andere Art von Spezifikation der Business-Stakeholder wartet 

  • Das System benötigt lange Zeit, um von einer Anwendung zur nächsten zu wechseln, sodass der Benutzer warten muss. 

Transport 

  • Ein Programmierer legt fest, was entwickelt werden soll und sendet es an den neuen Product Owner 

  • Aufbau unnötiger Schnittstellen mit anderen Systemen

Unnötige Arbeitsschritte 

  • Entwicklung von Code ohne Laufzeitoptimierung, was zur Überlastung der Server führt. 

  • Unproduktive Meetings 

Bewegung 

  • Der Benutzer muss sich relevante Informationen in anderen Sichten zusammensuchen und somit diese dann wieder in der Maske eintragen 

Ausschuss 

  • Hohe Inkonsistenz zwischen der Spezifikation und dem erwarteten Ergebnis.  

  • Das System zeigt eine Fehlermeldung während der korrekten Anwendung durch den Benutzer an 

Die nächsten Schritte: Ansatz des ganzheitlichen Lean Management

Diese unnützen Tätigkeiten (Verschwendungen) müssen, wo immer möglich und in jedem Prozess-Schritt eliminiert werden. Das Vermeiden von Verschwendungen ist Kern der Arbeit von Lean IT. Das Identifizieren und Vermeiden von Waste in den Prozessen erreicht Lean IT über die Lean Methoden. Über den Einsatz der Lean Methoden (z.B. Wertstromanalyse, Kanban, Fehler-Kultur) kann Lean IT ein Startpunkt zur kontinuierlichen Verbesserung im Gesamtunternehmen sein. Durch die Anwendung von Lean Prinzipien (z.B. Value-Orientierung, Pull-Prinzip, Vermeidung von Muda, Mura, Muri) lassen sich konsequent Optimierungspotenziale auch in einer schwierigen Situation bei steigendem Kostendruck durch Rezession oder Inflation realisieren. 

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